Le barème kilométrique établi par l’État (dans l’encadré ci-contre) se veut une estimation réaliste du coût réel d’utilisation d’un véhicule. Ce barème tient compte des dépenses courantes :
> assurance,
> entretien et réparation,
> dépréciation, usure,
> carburant.
Il est possible d’ajouter :
> les intérêts d’emprunt en cas d’achat de véhicule à crédit,
> les frais de péages,
> les frais de stationnement.
On constate que chaque kilomètre d’éloignement entre votre domicile et celui du client coûte environ 1.2€ (60 cts à l’aller, 60 cts au retour). En prenant l’exemple d’une voiture de 4 CV fiscaux, on obtient pour un déplacement aller-retour chez un client résidant à :
> 10 km = 12.12€
> 20 km = 24.24€
> 30 km = 36.36€
En prenant en compte le kilométrage aller et retour, on constate qu’on peut appliquer cette règle simple : chaque kilomètre d’éloignement coûte au minimum 1.2 euros de déplacement !
Pour connaître la distance parcourue, le mieux reste de se servir de sites comme Mappy, Google Maps ou Via Michelin. En indiquant votre itinéraire, ils affichent immédiatement le nombre de kilomètres sur lequel baser votre calcul.
Barèmes kilométriques 2023
En 2023, le barème kilométrique applicable aux voitures (le barème complet est disponible sur www.service-public.fr) est ainsi calculé (pour les déplacements professionnels cumulés jusqu’à 5000 km) :
3 CV fiscaux = distance x 0.529€
4 CV fiscaux = distance x 0.606€
5 CV fiscaux = distance x 0.636€
6 CV fiscaux = distance x 0.665€
7 CV fiscaux = distance x 0.5697€
Pour les deux-roues, jusqu’à 3000 km :
1 ou 2 CV fiscaux = distance x 0.395€
3 à 5 CV fiscaux = distance x 0.468€
+ de 5 CV fiscaux = distance x 0.606€
Pour savoir quel montant facturer pour vos frais de déplacement, je vous conseille d’utiliser ce barème national, mais vous pouvez aussi choisir une grille de tarif personnelle ou encore faire le choix d’une somme forfaitaire. Comme il n’y a pas de règle déterminée légalement, le choix de la tarification est à votre libre jugement.
Veillez à bien toujours prévenir votre client du montant de ces frais ; à appliquer le même barème pour tous vos clients, et enfin à respecter les usages de la profession.
Un coût de déplacement excessif peut représenter un véritable frein pour vos clients. A l’inverse, un coût de déplacement sous-évalué peut mettre en péril la rentabilité de votre activité.
Reprenons l’exemple d’une praticienne qui, sur une journée, va par exemple aller voir un client le matin à 15km de chez elle, puis l’après-midi, se rendre encore 15km plus loin pour masser un couple de jeunes retraités. Elle aura parcouru 60km en tout aller-retour, soit un coût de 36.36€ (voiture 5CV, sans compter d’autres frais : péage, stationnement). Si elle a vendu 3 massages d’une heure à 70€, sa journée de travail lui aura rapporté : 210€ – 25% de charges en microentreprise (52€) – frais de déplacement (36.36€) = 121.64€ (env. 40 euros de revenu réel par massage). On se rend compte avec cet exemple de l’importance des frais de déplacement, supérieurs à 17% de son chiffre d’affaires.
Si on ramène le chiffre du revenu réel (40 euros par massage) au temps consacré pour le service, estimé à un minimum de 2 heures par massage (chargement de la voiture, déplacement aller, installation, massage, départ en douceur, déplacement retour, déchargement, lessive…), le praticien ne travaille plus que pour 20€ de l’heure (au mieux).
Si vous êtes en micro-entreprise et que vous facturez au client des frais de déplacement, ces frais facturés vont venir s’ajouter à votre chiffre d’affaires. Ils seront donc, comme l’ensemble de vos prestations, taxés à hauteur de 25% environ. En théorie, vous devriez donc, pour compenser cette taxe, appliquer et facturer 25% de “surcôte” à vos frais de déplacement.
Si on reprend notre tarification à 1.2 euros du kilomètre d’éloignement, et qu’on ajoute 25% de charge en microentreprise, on obtien un coût réel de 1.5 euros / km d’éloignement.
En travaillant à domicile, vous n’avez pas la charge de la location d’un salon de massage. Aussi, il pourrait être entendable de ne pas facturer ses frais de déplacement, la charge de l’un pouvant être équivalente à la charge de l’autre. Voyons si cette hypothèse “tient la route” 😉
Prenons ici l’exemple d’un cabinet pas trop cher, loué 350€ par mois, pour lequel on va ajouter 25% de frais divers (assurance, électricité, chauffage, charges locatives, consommables divers type tisane, ampoule…), soit environ 90€ de charges. Le coût total par mois est de 440€ et le coût journalier est donc de 20€ (sur 22 jours de travail par mois).
20€, c’est 33 kilomètres parcourus et non facturés. Il y a donc bien une possible équivalence entre le coût d’un cabinet et les frais générés par une pratique au domicile de ses clients, sous réserve de rester en deça des 36 kilomètres journaliers dans l’exemple présent.
Mais, si vous cumulez les 2 types d’activité, c’est-à-dire une offre de prestations en cabinet à laquelle vous ajoutez la possibilité de prestations à domicile (ou en entreprise), vous devez absolument compter chaque kilomètre parcouru, sous peine de payer lors de cette intervention à la fois la location du cabinet et les frais de déplacement…
EN AUTO/MICRO-ENTREPRISE
Il n’existe pas de notion comptable de frais kilométriques en auto-entreprise ou micro-entreprise. En effet, ces statuts fonctionnant selon le principe du forfait, il n’est donc pas possible de déduire des frais de son chiffre d’affaires ou de ses revenus.
EN ENTREPRISE INDIVIDUELLE
Il n’existe pas non plus de frais kilométriques en entreprise individuelle, mais il est par contre possible de déduire les frais réels liés à l’utilisation du véhicule (assurance, entretien, réparation, carburant) dans les charges d’exploitation.
A noter toutefois que les entrepreneurs individuels soumis aux bénéfices non commerciaux (BNC, professions libérales) peuvent percevoir des indemnités kilométriques.
EN EURL, SARL, SAS, SASU…
Le dirigeant peut se rembourser ses frais de déplacement professionnel (réalisés avec son véhicule personnel) selon le barème kilométrique national s’il est en mesure de les justifier et s’il organise un suivi au travers d’un tableau des kilomètres parcourus. Il établit ainsi une feuille de frais kilométrique, ou “note de frais kilométrique” qui se présente sous la forme d’une fiche ou d’un tableau mensuel comportant : les kilomètres parcourus, jour par jour, les destinations et la raison des déplacements,
le total mensuel calculé sur la base des kilomètres parcourus et du barème national de l’année.
Le remboursement de frais kilométriques est une pratique courante, qui permet au chef d’entreprise de se verser de l’argent sans avoir à payer de cotisations sociales ni d’impôt. Les frais kilométriques déclarés doivent cependant être justifiés. Le contrôleur fiscal pourra demander les détails de certains déplacements, et éventuellement rapprocher les fiches kilométriques avec l’agenda du dirigeant.
Source
Par François Cordier, responsable communication FFMBE, gérant de l’agence de communication La solution est ici, dédiée au professions du bien-être.
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