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Facturation en micro-entreprise : les bonnes pratiques

En micro-entreprise, comme pour toute autre forme d'entreprise, il ne peut pas y avoir de recettes sans facture. Il est donc fondamental de connaître les règles de facturation pour respecter la législation française. Rassurez-vous : la facturation est simple à condition de connaître les principes de base : numérotation des factures, mentions légales obligatoires… Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les factures émises en micro-entreprise.

1 - Pourquoi faire une facture ?

Une facture est un document présentant de façon détaillée les marchandises ou les prestations de services vendues. Elle a plusieurs fonctions :

  • Une fonction comptable : la facture fait partie des obligations comptables du micro-entrepreneur. Elle permet de disposer d’un justificatif et d’établir les comptes annuels de l’entreprise.
  • Une fonction fiscale : elle permet à l’administration de contrôler les recettes et d’établir le montant de certaines taxes, comme la TVA pour les micro-entrepreneurs qui y sont soumis.
  • Une fonction juridique : la facture est le marqueur juridique d’une vente ou de la réalisation d’une prestation. De ce fait, elle justifie le droit de créance du vendeur ou du prestataire.

2 - Dois-je facturer mes clients particuliers ?

Lorsque vous fournissez une prestation de services à un particulier, vous avez l’obligation de facturer dans chacun des cas suivants :

  • Le montant est égal ou supérieur à 25€, TVA comprise (soit environ 21€ HT)
  • Le client particulier vous demande une facture (quel que soit le montant, même inférieur à 25€).
  • Vous vendez par correspondance (par exemple une carte cadeau vendue en ligne sur votre site internet – voir notre article dédié aux cartes cadeaux).

Chaque facture doit être établie en 2 exemplaires :

  • le premier exemplaire, précisant le nom du client (sauf en cas de refus par celui-ci), est à remettre à celui-ci ;
  • le second exemplaire est à ranger dans votre comptabilité. Idéalement, cette facture ne comporte pas le nom du client mais son numéro de client, ceci par souci de discrétion et de respect de vos clients en cas de contrôle de votre comptabilité par des services administratifs, 

Le fait de ne pas être dans l’obligation de remettre une facture si le prix est inférieur à 25€ TVA comprise, ne signifie pas que vous êtes dispensé de tenir une comptabilité.

Ces obligations sont imposées par l’arrêté du 15 juillet 2010 du Ministère de l’Economie et de l’article L113-3 du Code de la Consommation.

3 - Dois-je facturer mes clients professionnels ?

Entre professionnels, la facturation est obligatoire quel que soit le montant et doit être réalisée en double exemplaire et remise au terme de la prestation.

Obligation d’assurance : certaines activités nécessitent la souscription d’une assurance spécifique, à l’image de la RC Pro (ou de la garantie décennale pour les microentreprises du BTP). Si vous êtes concerné, vous devez mentionner l’assurance, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique des garanties.

4 - Pendant combien de temps dois-je conserver les factures ?

L’auto-entrepreneur peut conserver ses factures au format papier ou électronique. Dans les deux cas, les factures doivent être conservées pour une période minimale de 10 ans (très exactement 10 ans après la clôture de l’exercice au cours duquel elles ont été émises).

5 - Faut-il numéroter les factures ?

Chaque facture présente un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année).

L’auto-entrepreneur peut opter pour n’importe quelle numérotation logique. Les systèmes de numérotation fréquents sont simples (1, 2, 3, …) ou chronologiques (pour juillet 2024 : 07.2024-01, 07.2024-02, etc.)

Si vous n’avez pas beaucoup de factures, il est intéressant d’utiliser l’année en cours comme préfixe, puis de numéroter de façon simple, avec remise à zéro chaque nouvelle année. Pour l’année 2024, cela donne : 2024-1, 2024-2, 2024-3, etc.

Une bonne numérotation rendra visible toute disparition de facture dans votre comptabilité. Votre système de numérotation devra être clair et facile à expliquer à l’administration en cas de contrôle.

6 - Que faire en cas d'erreur de facturation ?

En cas d’erreur, vous ne devrez surtout pas détruire une facture, mais faire un avoir. Un avoir est simplement une facture inversée. Vous annulez votre facture précédente par une facture inverse avec le même montant mais négatif.

Exemple : vous avez fait une erreur en facturant 100 euros sur votre facture 2024-7. Que faire ?

  • Je ne détruis pas cette facture 2024-7, sinon il y aura un « vide » dans ma comptabilité.
  • J’édite une nouvelle facture, numéro 2024-8, qui sera la facture inverse de la facture 2024-7. Le montant de la facture sera donc de -100 euros.

7 - Quel délai d’émission pour une facture ?

Vous avez deux possibilités en ce qui concerne le délai d’émission de vos factures :

  • Facture immédiate : vous pouvez émettre votre facture dès que la prestation de services est réalisée ou dès que la marchandise a été livrée au client.
  • Facture périodique : vous pouvez également facturer de manière périodique afin de regrouper plusieurs livraisons de biens ou plusieurs prestations de services pour un même client sur une période. Le délai de facturation ne peut cependant pas être supérieur à 1 mois.

8 - Facture et TVA

A leur déclaration d’activité, les micro-entrepreneurs dépendent du régime de la franchise en base de TVA : cela signifie qu’ils ne sont pas assujettis à la TVA.

Concrètement, il n’y a pas de TVA appliquée sur les ventes, de la même manière qu’un particulier qui vend son véhicule par exemple n’ajoute pas 20% de TVA au prix de vente.

Puur informer clairement votre client de ce non-assujettisement à la TVA, vous devez sur chaque facture faire figurer la mention suivante : TVA non applicable – article 293 B du CGI.

Si votre modèle de facturier ou votre logiciel de facturation présente deux colonnes – une colonne HT et une colonne TTC – vous noterez un même montant dans les 2 colonnes, puisque la TVA est de 0.

En micro-entreprise, vous profitez donc de la franchise en base de TVA. Vous n’avez ni à déclarer ni à payer cette taxe. En revanche, vous devenez redevable de la TVA dès lors que vous dépassez un certain seuil de chiffre d’affaires annuel. En prestations de service commerciales ou artisanales (BIC) et en activités libérales (BNC), ce seuil est de 36800 euros, avec une tolérance de l’Etat jusqu’à 39100 euros. 

Si votre chiffre d’affaires annuel se situe entre le seuil de franchise et le seuil de tolérance pendant 2 années consécutives, vous devenez redevable de la TVA dès le 1er janvier de l’année suivante. 

Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse le seuil de tolérance qu’il s’agisse de la première ou de la deuxième année, vous devrez déclarer et payer la TVA dès le premier jour du mois de dépassement. 

Un article dédié à la TVA viendra prochainement compléter cet aspect de la gestion comptable de la micro-entreprise.

9 - Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture à destination des particuliers ?

Les informations sur votre micro-entreprise :

  • l’identité du prestataire : nom et prénom de l’entrepreneur, le nom commercial si vous en avez choisi un, précédé de la mention « Entrepreneur Individuel » ou « EI » ;
  • l’adresse de l’entreprise ;
  • le numéro de Siret ;
  • si vous vous êtes commerçant, le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) suivi de la ville d’immatriculation.

Les informations sur le client :

  • l’identité du client : nom et prénom du client ;
  • l’adresse du domicile du client particulier (sauf s’il s’y oppose) ;

Les caractéristiques de facturation :

  • la date de rédaction de la facture ;
  • le numéro de la facture, à faire figurer sur toutes les pages si la facture en comporte plusieurs ;
  • le numéro de bon de commande lorsqu’il aura été préalablement établi par l’acheteur.

Le détail des prestations  :

  • le détail de la prestation (intitulé, quantité, prix unitaire), facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée ; 
  • la date et le lieu d’exécution de la prestation.

Le prix des prestations :

  • le rappel des acomptes et des arrhes déjà versés ;
  • le rappel des majorations éventuelles (frais de déplacement, frais de consommables…) ;
  • le rappel des réductions de prix éventuelles (rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture) ;
  • la somme totale à payer, avec l’annotation “net” si vous n’êtes pas soumis à la TVA, ou en précisant les tarifs hors-taxe, toutes taxes comprises et le montant de la TVA si vous y êtes soumis ;
  • la mention “TVA non applicable, article 293B du Code général des impôts” si vous êtes en franchise de TVA ;
  • le numéro de TVA si vous êtes redevable de la TVA ;
  • la date de règlement : en règle générale “Paiement à réception de facture” ;
  • et enfin la signature et/ou le cachet de l’entreprise.

10 - Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture à destination des professionnels ?

A destination des professionnels, des mentions spécifiques s’ajoutent :

  • la date ou le délai de paiement (date à laquelle le règlement doit intervenir, conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, et en cas d’absence d’escompte, mentionner sur la facture : Escompte pour paiement anticipé : néant) ;
  • le taux des pénalités de retard, exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire) ;
  • la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

À compter du 1er juillet 2024, vous aurez 4 nouvelles mentions à faire figurer sur vos factures. Ces nouvelles mentions ont pour objectif de préparer les entreprises au passage à la facturation 100 % électronique. Bien que le décret ne les rende obligatoires qu’à partir de 2024, rien ne vous empêche de les ajouter dès maintenant sur vos factures  :  

  • Le numéro Siren de votre client 
  • L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation 
  • Le type d’opération : en micro-entreprise, la nature de l’opération peut soit être qualifiée de livraison de biens (si vous faites de l’achat / vente de marchandises), soit de prestation de services (commerciale, artisanale ou libérale) ou d’opération mixte (si vous vendez des biens et services).  
  • L’option de paiement de la TVA d’après les débits si vous êtes concerné. Le plus courant est de s’acquitter de la TVA quand votre client vous a réglé, c’est ce qu’on appelle la « TVA d’après les encaissements ». Si vous vous acquittez de la taxe dès l’émission de la facture, vous devrez donc indiquer la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » sur vos factures. 

11 - Comment facturer une personne publique (collectivité, hôpital, établissement scolaire, etc.) ?

Depuis le 1er janvier 2020, vous devez obligatoirement transmettre vos factures de façon dématérialisée. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser Chorus Pro, une plateforme mise en place par l’Agence pour l’Informatique financière de l’État (AIFE) et qui sert à :

  • déposer ou saisir une facture ;
  • suivre le traitement des factures ;
  • ajouter des justificatifs complémentaires ;
  • consulter les engagements pris par le service public.

12 - Quelle solution pour ma facturation ?

Pour facturer en auto-entrepreneur, il est possible d’utiliser :

  • soit un facturier papier, du type carnet de factures avec duplicata (carnet ExaCompta par exemple),
  • soit un logiciel de comptabilité adapté : il existe un grand nombre de logiciels gratuits ou payant, à télécharger ou accessibles directement en ligne sans téléchargement,
  • soit utiliser un facturier Excel professionnel, comme celui – gratuit – que propose le site Wikicrea sur cette page.

Voici un modèle de facturier à télécharger et à utiliser librement (fourni par l’Urssaf) :  https://www.autoentrepreneur.urssaf.fr/portail/files/Actualites/Exemple%20de%20facturier%20auto-entrepreneur%20.pdf

L’UPSME (Union professionnelle au service des micro-entrepreneurs), partenaire de la FFMBE, met à disposition de ses adhérents des outils et conseils facilitant la comptabilité, et notamment l’édition des factures. A découvrir sur cet avantage Adhérent FFMBE : https://ffmbe.fr/simplifier-ma-gestion-comptable/ 

13 - Facturation électronique obligatoire pour les micro-entrepreneurs

La dématérialisation totale des factures concerne les entreprises assujetties à la TVA. Êtes-vous concerné ? Eh bien oui, car un micro-entrepreneur même s’il bénéficie de la franchise de TVA, est bel et bien assujetti à la TVA. 

Il ne sera donc bientôt plus possible d’envoyer vos factures par mail comme vous le faisiez jusqu’ici. Vous devrez désormais les transmettre via le Portail Public de Facturation Chorus Pro ou par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). En effet, une facture électronique n’est pas un document PDF ni une facture papier numérisée. Pas question d’imprimer ou d’envoyer vos factures par mail ! 

La facturation électronique, aussi appelée l’e-invoicing, va se mettre en place progressivement. Voici le calendrier indicatif de cette mise en place, sachat que le gouvernement a communiqué sur un possible retard d’application :  

  • 1er septembre 2026 : obligation d’emission de factures pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
  • 1er septembre 2026 : obligation de réception de factures y compris pour les PME et micro-entrepreneurs
  • 1er septembre 2027 : obligation d’emission pour les PME et micro-entreprises

En plus de l’e-invoicing, le gouvernement instaure l’e-reporting. Il s’agit d’une étape supplémentaire qu’il faudra obligatoirement incorporer à votre comptabilité.

L’e-reporting consiste à envoyer ce qu’on appelle « des données de transaction » à l’administration fiscale. Ces données concernent principalement des informations sur le montant de TVA facturée ou le montant de l’opération de chacune de vos factures.  

La mise en place de l’e-reporting suit le même calendrier que l’e-invoicing.

14 - Quelle sanction en cas de manquement ?

Si le micro-entrepreneur ne se plie pas à l’obligation de facturation, tout particulièrement entre professionnels, il s’expose à une amende administrative ou fiscale dont le montant ne peut pas être supérieur à :

  • 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture (montant plafonné à 25 % de la valeur de la facture) ;
  • 75 000 € maximum pour un premier manquement (absence de facturation, défaut d’une mention obligatoire) si l’entreprise est une personne physique (entreprise individuelle, micor-entreprise…) ;
  • 375 000 € maximum pour un premier manquement si l’entreprise est une personne morale (une société, une association) ;
  • 150 000 € en cas de répétition de la faute dans un délai de deux ans après le premier manquement.

Source

Par François Cordier, responsable communication FFMBE, gérant de l’agence de communication La solution est ici, dédiée aux professions du bien-être.

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